Թիմի կատարողականի բարձրացում

Եվրոպական բանկի ՆԱ ղեկավարը կիսվում է թիմի անդամների գնահատման և զարգացման հինգ ուղություն ունեցող մոտեցմամբ[1]

Արա Չալաբյան

Այս հոդվածը տպագրվել է Ներքին աուդիտոր ամսագրի 2018 թ. ապրիլի hամարի հրատարակության թույլտվությամբ, որը հրապարակվել է Ներքին աուդիտորների ինստիտուտի կողմից, www.theiia.org:

2010 թվականին ես նշանակվեցի Ներքին աուդիտի ղեկավար ՀՀ Կենտրոնական բանկում՝ անկախ կառույց, որը վերահսկում և կարգավորում է երկրի ֆինանսական համակարգը։ Այդ ժամանակ Ներքին աուդիտի վարչությունը գտնվում էր խարխուլ վիճակում. ՆԱ նախկին ղեկավարը նշանակվել էր Խորհրդի անդամի պաշտոնում, և բազմաթիվ շնորհալի ներքին աուդիտորներ լքել էին թիմը։ Ես արագ ձեռնամուխ եղա ՆԱ գործառույթի բարեփոխմանը՝ աշխատանքի ընդունելով և կրթելով նոր թիմի անդամների, համապատասխանեցնելով մեր մեթոդաբանությունը Ներքին աուդիտորների ինստիտուտի (ՆԱԻ) Մասնագիտական գործունեության միջազգային հայեցակարգին, ավտոմատացնելով գործընթացները և հստակեցնելով մեր ռազմավարությունը։2010 թվականին ես նշանակվեցի Ներքին աուդիտի ղեկավար ՀՀ Կենտրոնական բանկում՝ անկախ կառույց, որը վերահսկում և կարգավորում է երկրի ֆինանսական համակարգը։

Նույն տարվա ընթացքում ՆԱԻ կողմից թողարկված «Ներքին աուդիտի նպատակայնության ու արդյունավետության գնահատումը» կիրառական ուղեցույցը առիթ տվեց նաև մտածելու կատարողականի գնահատման մասին։ Այդ ժամանակ Կենտրոնական բանկում համատարած կիրառվում էր միանման մոտեցում՝ կատարողականը գնահատվում էր հանձնարարությունների համար պլանավորված ժամերը փաստացի ծախսված ժամերի հետ համեմատելով (բյուրոկրատական գործառույթ, որը գրեթե օգուտ չէր տալիս)։ Մեր վարչությունը որոշեց հրաժարվել այս համակարգից՝ նախընտրելով կատարողականի գնահատման անհատական մոտեցում, ինչը փոփոխությունների խթան հանդիսացավ, որ ամբողջ կազմակերպության համար։

Իմ գաղափարն էր կատարողականի գնահատումը կապել անձնակազմի մոտիվացիայի հետ այնպես, որ մենք աշխատանքի ընդունեինք և զարգացնեինք մարդկանց, ովքեր կիսում են  գործառույթի վերաբերյալ մեր տեսլականը։ Մենք փորձեցինք ներառել ինչպես կարճաժամկետ, այնպես էլ երկարաժամկետ նպատակները և ունենալ պարզ, սակայն համապարփակ գործընթաց։ Թերևս ավելի կարևոր էր այն, թե այդ նպատակները ինչ էին նշանակելու թիմի յուրաքանչյուր անդամի համար։ Առաջնորդվելով այս գաղափարներով, մենք մշակեցինք 5 հիմնական տարրերից բաղկացած գնահատման գործընթաց, որի նպատակն էր բացահայտել և լավագույնս օգտագործել աշխատակիցների ուժեղ կողմերը, միևնույն ժամանակ հասկանալով բարելավման հնարավորությունները՝ վերապատրաստումների, առաջնորդման, մենթորության և ամենակարևորը՝ ինքնազարգացման միջոցով։

ՆՊԱՏԱԿՆԵՐԻ ՍԱՀՄԱՆՈՒՄ, ԿԱՏԱՐՈՂԱԿԱՆԻ ՏԱՐՐԵՐԸ

Մենք սկսեցինք ուսումնասիրել ՆԱԻ կիրառական ուղեցույցը և կատարողականի գնահատման վերաբերյալ այլ գրականություն, որպեսզի կարողանանք սահմանել նպատակները, որոնք կբավարարեն շահառուների պահանջները և կապահովեն բարձորակ աշխատանք։ Արդյունքում սահմանեցինք կատարողականի չորս հիմնական նպատակներ․

• Իրականացնել արժեք ավելացնող գործունեություն, որը վերաբերվում է մեր առաջարկների և խորհուրդների որակին,
• Հաջողությամբ կատարել ներքին աուդիտի տարեկան պլանը՝ պահպանելով ժամկետները առանց որակի զոհաբերման,
• Պատրաստել որակյալ հաշվետվություններ և փաստաթղթեր, ներառյալ՝ պարբերական աուդիտի հաշվետվությունները, ամփոփ և այլ հաշվետվությունները և աշխատանքային փաստաթղթերը,
• Ապահովել գրագետ և արդյունավետ հաղորդակցում՝ ինչպես գրավոր, այնպես էլ բանավոր:

Հաջորդը մենք սկսեցինք մտածել, թե ինչպես կապենք աշխատակիցների կատարողականը այդ չորս նպատակների հետ։ Մենք ուզում էինք օգնել և ուղղություն տալ թիմի անդամներին և մոտիվացնել նրանց վարվել, գործել, հաղորդակցվել և զարգանալ այնպիսի ձևով, որը կնպաստի հասնել այդ նպատակներին ։ Այդ նպատակով մենք սահմանեցինք կատարողականի հինգ տարրեր՝ համագործակցություն, արդյունավետություն, մասնագիտական զարգացում, տեսանելիություն և պատասխանատվություն։

Տարրերից յուրաքանչյուրի համար մենք մշակեցինք գնահատման մի քանի չափանիշներ։ Քանի որ յուրաքանչյուր աուդիտի հանձնառություն յուրահատուկ է, սովորական քանակական չափանիշներ, ինչպիսիք են բացահայտված ռիսկերի, տրված առաջարկների և չկատարված առաջարկների քանակները, ընտրելն արդյունավետ չէր լինի։ Փոխարենը մենք ընտրեցինք հիմնականում որակական չափանիշներ, որոնք հիմնված են թիմի հավաքական կարծիքի վրա։ Այլ կերպ ասած, յուրաքանչյուր աշխատակից մասնակցում է կատարողականի գնահատման գործընթացում՝ թիմի մյուս անդամների վերաբերյալ կարծիք արտահայտելով՝ հարցաշարի միջոցով և բանավոր:

Համագործակցություն Ներքին աուդիտը լավագույն արդյունքին հասնում է, երբ աշխատակիցները գործում են միասնականորեն որպես թիմ և օգտագործում են թիմային գիտելիքները, այլ ոչ թե աշխատում մեկուսի։ Թիմային աշխատանքի գաղափարի շրջանակներում, և ի տարբերություն այլ ստորաբաժանումների, Ներքին աուդիտում բոլորն աշխատում են մեկ տանիքի տակ, ինչը խթանում է համագործակցությունը թիմի ներսում:

Մեր չափանիշներին համաձայն՝ արդյունավետ թիմի անդամը․

• ակտիվ լսող է – մասնակցում է քննարկումներին և տեսակետներ ներկայացնում,
• հաճելի բանավիճող է – բաց է քննարկման համար և տարանջատում է խնդիրները մարդկանցից,
• ցանկալի թիմակից է – գործընկերները ցանկանում են նրա հետ միասին նույն աուդիտների կամ այլ նախագծերի վրա աշխատել,
• ձեռք մեկնող է – փորձում է օգտակար լինել և՛ աուդիտորական հանձնառությունների շրջանակներում, և՛ իր անմիջական աշխատանքային պարտականություններից դուրս:

Համագործակցության հմտությունների գնահատումը իրականացվում է 360 աստիճան վարժության շրջանակներում․ բոլորը անանուն գնահատում են բոլորին և ստացված արդյունքներն այնուհետև թիմում քննարկվում են։ Մենք խրախուսում ենք կարծիքների տրամադրումը և ընդգծում, որ գնահատման նպատակն է ծառայել որպես մասնագիտական զարգացման գործիք, այլ ոչ պատժի միջոց։ Այս գործընթացը նաև խթանում է թիմի անդամների միջև առողջ աշխատանքային հարաբերությունները, քանի որ եսակենտրոն մեկուսացած աշխատակիցը գնահատման ժամանակ հեշտությամբ բացահայտվում է։ Ավելին, բոլոր աուդիտորներից պահանջում ենք գնահատել նաև Գլխավոր աուդիտորին, որպեսզի բոլորը, ներառյալ ղեկավարները, մասնակցեն գործընթացին։

Արդյունավետ համագործակցության համար ամենակարևորը բաց և ազնիվ միջավայր ձևավորելն է։ Գործընթացը սկսում է ճիշտ մարդկանց աշխատանքի ընդունելով և շարունակվում թիմում նրանց ինտեգրելով։ Մեր գնահատման գործընթացը այնուհետև կարևորում է համագործակցության գաղափարը և խրախուսում աշխատակիցների կողմից դրա ընկալումը: Որպես լրացուցիչ միջոցառում մենք անանուն ընտրում ենք Տարվա գիտելիքի չեմպիոն՝ նպատակ ունենալով խրախուսել գիտելիքներ ձեռքբերելը և թիմի հետ կիսելը։

Արդյունավետություն Աուդիտորի արդյունավետությունը կայանում է մեր շահառուներին ժամանակին և արդարացված ծախսերով որակյալ աշխատանք մատուցելու մեջ։ Մենք գնահատում ենք արդյունավետությունը հասկանալով արդյոք մեր թիմի անդամները․

• տալիս են արժեքավոր առաջարկներ աուդիտորական հանձնառությունների շրջանակներում և դրանցից դուրս,
• պահպանում են աուդիտների և մյուս նախագծերի ժամկետները,
• պատրաստում են որակյալ հաշվետվություններ և աշխատանքային փաստաթղթեր,
• պահպանում են առողջ հարաբերություններ և հաղորդակցում հաճախորդների հետ:

Այս չափանիշները կրկնում են Ներքին աուդիտի վարչության նպատակները, որոնք ավելի վաղ ներկայացվել էին։ Թիմի ղեկավարները՝ Գլխավոր աուդիտորը, տեղակալը, Ֆինանսական, Գործառնական և ՏՏ աուդիտի բաժինների պետերը, քննարկում են աշխատակիցների կատարողականը այս չորս հարթություններով և տալիս գնահատական՝ հիմնվելով տվյալ աշխատակցի հետ իրենց ունեցած փորձի վրա։ Նրանք նաև քննարկում են թիմի յուրաքանչյուր անդամի կողմից լրացված ինքնագնահատումները։ Ավելին, թիմի բոլոր անդամները գնահատում են գործընկերներին, ում հետ աշխատել են տվյալ ժամանակահատվածի ընթացքում։

Մասնագիտական զարգացում Թիմի բոլոր անդամներից մենք ակնկալում ենք շարունակել մասնագիտական զարգացումը նույնիսկ որակավորվելուց հետո։ ՆԱԻ կողմից թողարկած Ներքին աուդիտի Կոմպետենտության հայեցակարգի հիման վրա մասնագիտական զարգացումը մենք սահմանեցինք հետևյալ չորս չափանիշներով․

• միջանձնային հարաբերությունների հմտություններ, ներառյալ բանավոր և գրավոր հաղորդակցություն, լսելու և բանակցելու հմտություններ, թիմային աշխատանք,
• տեխնիկական գիտելիքներ և հմտություններ, ինչպիսիք են տվյալների հավաքագրում և վերլուծություն, աղյուսակների հետ աշխատանք, խնդիրների լուծում և սլայդների պատրաստում,
• ներքին աուդիտի մասնագիտական գործունեության միջազգային ստանդարտների, ինչպես նաև ներքին աուդիտի տեսության, մեթոդաբանության և կիրառման գիտելիքների իմացություն,
• նեղ մասնագիտական գիտելիքների, ինչպիսիք են Ֆինանսական Հաշվետվությունների Միջազգային Ստանդարտները, կառավարում, ռիսկ և հսկողություն, ռիսկերի կառավարման հայեցակարգեր, ՏՏ աուդիտ, COBIT և զեղծարարություն:

Մենք ակնկալում ենք յուրաքանչյուր ներքին աուդիտորից ձեռք բերել առնվազն մեկ միջազգային որակավորում, ինչպիսիք են Որակավորված ներքին աուդիտոր (CIA), Երդվյալ որակավորված հաշվապահ (ACCA), Որակավորված տեղեկատվական համակարգերի աուդիտոր (CISA), Ռիսկերի կառավարման հավաստիացման որակավորում (CRMA) և Ռիսկերի և տեղեկատվական համակարգերի հսկողության որակավորում (CRISC)՝ կապված նրա բաժնի կամ պարտականությունների հետ։ Աուդիտորները կարող են ձեռք բերել նաև այլ սերտիֆիկատներ կամ որակավորումներ, որոնք տրամադրվում են Ներքին աուդիտորների ինստիտուտի (The IIA), Տեղեկատվական համակարգերի աուդիտի և հսկողության ասոցիացիայի (ISACA) կամ Որակավորված զեղծարարության քննիչների ասոցիացիայի կողմից։ Մենք նաև ուշադրություն ենք դարձնում աշխատակիցների նախկին փորձին, օրինակ, արդյոք մեր ֆինանսական աուդիտորները ունեն աշխատանքի փորձ «Մեծ քառյակ»-ի ընկերություններում կամ տեխնոլոգիաների վերաբերյալ ինչ մակարդակի գիտելիքներ ունեն մեր ՏՏ աուդիտորները։

Երբ աշխատակիցը ձեռք է բերում որակավորում, հետագա զարգացումը ավելի բարդ է։ Գնահատման չափանիշները ներառում են մասնակցած վերապատրաստումները, ներկայացված պրեզենտացիաները, նոր ձեռք բերած գիտելիքները և հմտությունները։

Տեսանելիություն Մենք դիտարկում ենք տեսանելիությունը որպես պրոֆեսիոնալ աշխատակցի համար առանցքային հատկանիշ։ Լավագույն տարբերակում թիմի յուրաքանչյուր անդամը պետք է ճանաչված լինի ոչ միայն իր անձնային հատկանիշների և պարկեշտ վարքագծի համար, այլ նաև փորձագիտական գիտելիքների համար։

Տեսանելիության գնահատման մեր չափանիշները հիմնականում երկուսն են։ Առաջինը, ներքին աուդիտորը պետք է բարձրացնի իր տեսանելիությունը կազմակերպությունում՝ մասնակցելով ամբողջ բանկին վերաբերող քննարկումներին և աշխատանքային խմբերին, և գործընկերների հետ գործնական  հարաբերությունների հաստատման և պահպանման միջոցով:

Երկրորդը, մենք ակնկալում ենք աշխատակիցներից դուրս գալ կազմակերպության սահմաններից և դառնալ ոլորտում հայտնի փորձագետներ: Հնարավորությունները ներառում են ՆԱԻ-Հայաստանի նախագծերում կամավորական հիմունքներով ներգրավվելը, դասավանդելը տեղական համալսարաններում կամ վերապատրաստման կենտրոններում, կոնֆերանսների ժամանակ ելույթներ ունենալը, մասնագիտական պարբերականների համար հոդվածներ գրելը և աուդիտի կոմիտեների և խորհուրդների կազմում ներգրավվելը։ Ավելի մեծ ճանաչելիություն կարելի է ձեռք բերել արտերկրում կոնֆերանսների ժամանակ ելույթ ունենալու, կլոր-սեղան քննարկումներ անցկացնելու, դասընթացներ կազմակերպելու և արտաքին որակի գնահատումների թիմերում ներգրավվելու միջոցով: Տվյալ ժամանակահատվածի համար տեսանելիությունը մենք գնահատում ենք համեմատելով այն աշխատակցի պոտենցիալի հետ, հիմնվելով նրա մասին գործընկերների կարծիքների վրա և դիտարկելով ձեռքբերումները, ինչպիսիք են ներկայացրած պրեզենտացիաները, կազմակերպած վերապատրաստումները և հրապարակած հոդվածները։

Պատասխանատվություն Մենք գնահատում ենք ներքին աուդիտորների պատասխանատվությունը՝ ելնելով նրանից, թե որքան լավ են նրանք կատարում իրենց պարտականությունները: Պատասխանատվությունը գնահատվում է վերևից ներքև հանձնարարությունների կատարման (աուդիտի ղեկավարների կողմից տրված առաջադրանքները) և ներքևից վերև կատարված աշխատանքների (երբ աուդիտորներն անձնական նախաձեռնություն են ցուցաբերում և վերցնում լրացուցիչ պատասխանատվություն): Վերջին տեսակի աշխատանքները կարևոր են իրապես պրոֆեսիոնալ և արժեքավոր թիմի անդամ դառնալու համար: Օրինակներ են հանդիսանում նորությունների տեղեկագրերի պատրաստելը, նոր վերապատրաստումների ծրագրեր մշակելը, հարաբերություններ կառուցելը և հոդվածներ գրելը։ Այնուամենայնիվ, ներքևից վերև նախաձեռնություններ ցուցաբերել կարողանալու համար ժամանակ է պահանջվում, հատկապես նոր աշխատակիցների դեպքում, քանի որ դրա համար անհրաժեշտ են գիտելիքներ, փորձ և ճանաչելիություն։ Ոմանք դա սկսում են փոքր քայլերից, օրինակ վարչության ներսում պրեզենտացիաների համար նոր դիզայնի մշակում, ոմանց համար էլ պահանջվում է ավելի շատ ժամանակ ներքևից վերև նախաձեռնություն ցուցաբերելու համար։

ԿԱՐԾԻՔԻ ՏՐԱՄԱԴՐՈՒՄ

Մենք իրականացնում ենք կատարողականի գնահատումներ տարեկան երկու անգամ: Թեև յուրաքանչյուր դեպքում հստակ հետևում ենք գործընթացին, տարեվերջի գնահատումը կրում է ավելի մանրակրկիտ բնույթ: Ավելին, համագործակցությունը գնահատվում է տարեկան մեկ անգամ՝ թիմին ավելորդ չծանրաբեռնելու և վարքագիծը փոխելու համար բավարար ժամանակ տրամադրելու նպատակով՝ անհրաժեշտության դեպքում:

Թիմի ղեկավարները իրենց կարծիքը յուրաքանչյուր թիմի անդամի վերաբերյալ հայտնում են երեք սարդոստայն գրաֆիկների միջոցով: Առաջին երկու գծապատկերները ցույց են տալիս համագործակցությունը (գնահատված 360 աստիճան մեթոդով)՝ չորս չափանիշների համար (ակտիվ լսող, հաճելի բանավիճող, ցանկալի թիմակից, ձեռք մեկնող) համեմատելով յուրաքանչյուրի գնահատականները թիմի միջինի հետ և յուրաքանչյուր գնահատողի կողմից անհատին տրված միջին գնահատականը թիմի անդամներին տրված միջին գնահատականի հետ։ (Տե՛ս «Համագործակցության գնահատականն ըստ որակների» և «Համագործակցության գնահատականն ըստ գնահատողի»)

Մասնագիտական զարգացման պլանները, որոնք ներառում են տարեկան վերապատրաստումների կոնկրետ նպատակներ, օգնում են ապահովել Ներքին աուդիտի թիմի կոլեկտիվ հմտությունների բարձր մակարդակ – ՆԱԻ 2018 «Pulse of Internal Audit» հարցում։

Երրորդ գծապատկերը ցույց է տալիս բոլոր 5 տարրերի գծով գնահատականները (տե՛ս «Կատարողականի գնահատման ամփոփ գծապատկեր»)։ Գծապատկերի վրա կապույտ գիծը ղեկավարների կողմից տրված միջին գնահատականն է, կարմիր գիծը ամբողջ թիմի միջին գնահատականն է, իսկ կանաչ գիծը ցույց է տալիս ինքնագնահատականը։

Ղեկավարների թիմը քննարկում է գնահատման յուրաքանչյուր տարրը թիմի ամեն անդամի հետ։ Ղեկավարները նույնպես գնահատվում են։ Անհատը, ում կատարողականն այդ պահին քննարկում են կարող է միանալ կամ հրաժարվել մասնակցելուց։ Մեր վերջին գնահատման ժամանակ բոլոր աշխատակիցները նախընտրեցին ներկա գտնվել իրենց գնահատմանը՝ դրական կարծիքներ, ինչպես նաև բարելավման ուղղություններ լսելու նպատակով։

Տարեկան գնահատումից հետո մենք յուրաքանչյուր աշխատակցի համար մշակում ենք հաջորդ տարվա զարգացման պլան։ Պլանը ներառում է տեսանելիության բարձրացման և նախաձեռնողականության ուղղություններ, որակավորման նպատակներ, գիտելիքների և հմտությունների զարգացում խառը թիմերով ինտեգրված աուդիտներ իրականացնելու միջոցով։

ՇՈՇԱՓԵԼԻ ԱՐԴՅՈՒՆՔՆԵՐ

Մեր գնահատման գործընթացի ներդրումից ի վեր Նիդեռլանդների բանկի մեր գործընկերների կողմից որակի արտաքին գնահատման արդյունքում երկու անգամ՝ 2012 և 2017 թվականներին ստացել ենք «համապատասխանում է» գնահատականը, ինչպես նաև դրական եզրակացություններ Արժույթի միջազգային հիմնադրամի գնահատման թիմերի կողմից։ Ընդհանուր առմամբ մեր թիմն ունի բազմաթիվ որակավորումներ, այդ թվում՝ հինգ Որակավորված ներքին աուդիտորներ (CIA), չորս Երդվյալ որակավորված հաշվապահներ (ACCA), մեկ Որակավորված տեղեկատվական համակարգերի աուդիտոր (CISA), երեք Ռիսկերի կառավարման հավաստիացման որակավորում (CRMA) և երեք Ռիսկերի և տեղեկատվական համակարգերի հսկողության որակավորում ունեցող մասնագետներ (CRISC)։ Թիմի որոշ անդամներ դասավանդում են տեղական համալսարաններում և շատերը կամավորական հիմունքներով մասնակցում են ՆԱԻ-Հայաստանի նախագծերում՝ աջակցելով կազմակերպել կոնֆերանսներ և այլ միջոցառումներ, ստեղծելով և պարբերաբար թարմացնելով կայքի տեղեկատվությունն ու եռամսյակային տեղեկագրերը և խթանելով անդամակցությունը։ Արտերկրում մեր թիմի որոշ անդամներ ելույթներ են ունեցել կոնֆերանսների և այլ միջոցառումների ժամանակ, կազմակերպել վերապատրաստումներ և մասնակցել որակի արտաքին գնահատումների։

Այս արդյունքները բխում են մեր գնահատումների ընթացքում տված ուղղություններից։ Մենք տեսնում ենք, թե ինչպես են թիմի նոր անդամները նոր հմտություններ զարգացնում և ինչպես են փորձառու աուդիտորները որակավորումից հետո էլ շարունակում զարգացումը։ Մեր աուդիտի հաշվետվությունները գովեստի են արժանացել (այդ թվում որպես լավագույն փորձ որակվել մեր արտաքին գնահատողների կողմից) և մեր հարաբերությունները աուդիտի հաճախորդների հետ ներդաշնակ են: Վերջապես, մեր ներքին աուդիտորները հարգված են որպես պրոֆեսիոնալներ նաև իրենց միջազգային որակավորումների և տեսանելիության շնորհիվ ինչպես կազմակերպության ներսում, այնպես էլ՝ կազմակերպությունից դուրս։ Գնահատման գործընթացը հզորացրել է մեր թիմը, ընդլայնել հնարավորությունները և կազմակերպության շահառուների համար մեզ դարձրել էլ ավելի արժեքավոր ռեսուրս։

ԱՐԱ ՉԱԼԱԲՅԱՆԸ, CIA, CRMA, CRISC, ACCA, հանդիսանում է ՀՀ Կենտրոնական բանկի Գլխավոր աուդիտորը և ՆԱԻ-Հայաստանի նախագահը։

Հոդվածի վերաբերյալ մեկնաբանությունները հեղինակին կարող եք գրել ara.chalabyan@iia.am էլ․փոստի հասցեին

[1] Հոդվածը հրապարակվել է «Internal Auditor» պարբերականի 2018թ. ապրիլյան համարում