Главный аудитор европейского банка делиться своим пятисторонним подходом для оценки и развития членов команды [1].
Ара Чалабян
Данная статья перепечатана с разрешением издательства апрельского выпуска 2018 года журнала Internal Auditor, опубликованного Институтом внутренних аудиторов, www.theiia.org.
В 2010 году я стал главным аудитором Центрального Банка Армении, независимой организации, которая контролирует и регулирует финансовый сектор страны. К этому времени, отдел внутреннего аудита находился на этапе изменений: бывший главный аудитор получил повышение до должности члена совета, и многие опытные внутренние аудиторы покинули команду. Я быстро начал перестраивать функцию внутреннего аудита, нанимая и обучая новых сотрудников, согласовывая нашу методологию с Международными основами профессиональной практики внутреннего аудита, разработанной Международным Институтом внутренних аудиторов (ИВА), автоматизируя процессы и разрабатывая нашу стратегию.В 2010 году я стал главным аудитором Центрального Банка Армении, независимой организации, которая контролирует и регулирует финансовый сектор страны.
Практическое руководство ИВА «Измерение результативности и эффективности внутреннего аудита», изданное в том же году, побудило меня также задуматься об оценке эффективности работы. В то время в Центральном банке применялся стандартный для всех департаментов подход для оценки эффективности работы, основанный на количестве запланированных и фактических часов для задания – немного бюрократический подход, который не приносил большой пользы. Наш департамент решил отказаться от этой системы в пользу индивидуального подхода оценки эффективности, что стало толчком для перемен во всей организации.
Моя идея заключалась в том, чтобы связать оценку эффективности работы с мотивацией персонала, так чтобы нанимать и развивать людей, соответствующих нашему видению функции внутреннего аудита. Мы старались охватить как краткосрочные, так и долгосрочные цели и в то же время сохранить процесс простым, но всеобъемлющим. Более важным было связать эти цели с мотивацией каждого сотрудника. Учитывая эти идеи, мы разработали процесс оценки, состоящий из пяти основных элементов, который направлен на выявление и использование сильных сторон сотрудников, а также определение возможностей для улучшения посредством обучения, наставничества и менторинга и, самое главное, саморазвития.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ, ЭЛЕМЕНТЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Мы начали с изучения Практических руководств ИВА и другой литературы по оценке эффективности работы, для установления целей, которые удовлетворяли бы потребности руководства и обеспечивали бы высококачественную работу. В результате наших усилий мы определили четыре основные цели:
- Осуществлять деятельность, которая направлена на повышение стоимости организации, которая непосредственно связана с качеством наших рекомендаций и советов.
- Успешно выполнять годовой план внутреннего аудита в срок без ущерба для качества.
- Предоставлять отчеты и документацию, включая регулярные аудиторские отчеты, сводные и другие отчеты, а также рабочие документы высокого качества.
- Обеспечивать грамотные и эффективные коммуникации, как письменные, так и устные.
Затем мы начали думать, как связать оценки эффективности работы сотрудников с четырьмя целями. Мы хотели помочь, дать направление сотрудникам и побудить их проявлять себя, работать, общаться и развиваться, двигаясь к достижению этих целей. Для этого мы определили пять элементов оценки: сотрудничество, эффективность, профессиональное развитие, узнаваемость и ответственность.
Для каждого из этих элементов мы разработали несколько критериев оценки. Поскольку каждое аудиторское задание уникально, использование простых количественных критериев, таких как количество выявленных рисков, рекомендаций и невыполненных рекомендаций, было бы неэффективным. Вместо этого мы выбрали прежде всего качественные критерии, которые полагаются на коллективный вклад сотрудников функции внутреннего аудита. Другими словами, каждый участвует в проведении оценки, предоставляя свой отзыв о других членах команды с помощью вопросника и путем обсуждения.
Сотрудничество: Внутренний аудит лучше всего работает, когда действует согласованно как команда и использует коллективные знания, а не работает изолированно. В рамках нашей философии коллективной работы, и в отличие от остальной части организации, все сотрудники службы внутреннего аудита работают вместе под одной крышей, что способствует коллективному сотрудничеству.
По нашим критериям, эффективный в сотрудничестве считается сотрудник, который является:
- Активным слушателем – участвует в обсуждениях и представляет свое мнение.
- Приятный собеседник – остается открытым для обсуждения и отделяет задачи от людей.
- Желаемым членом команды – сотрудник, с кем коллеги хотели бы работать над аудиторским заданием или другими проектами.
- Содействующим – поддерживает коллег как в отношении заданий аудита, так и в проектах, не относящихся к его основным обязанностям.
Оценки навыков сотрудничества осуществляется по методу оценки 360 градусов – каждый оценивает каждого анонимно, а обобщенные результаты затем обсуждаются с командой. Мы поощряем отзывы и предоставление мнений и акцентируем на том, что оценка прежде всего является инструментом для профессионального развития, а не средством наказания. Этот процесс также создает стимул поддерживать здоровые рабочие отношения во всей команде, так как любой сосредоточенный на себе, изолированный сотрудник может быть легко идентифицирован посредством оценки. Более того, всем аудиторам предлагается оценить также главного аудитора, чтобы каждый, включая руководство команды, участвовал в этом процессе.
Поддержание открытой и честной среды является ключом к эффективному сотрудничеству. Процесс начинается с найма правильных людей и продолжается, когда мы интегрируем их в команду. Наш процесс оценки тем самым подчеркивает важность сотрудничества и способствует осознанию этого сотрудниками. И в дополнение, мы ежегодно анонимно выбираем чемпиона по знаниям, чтобы поощрять обучение и обмен знаниями между членами команды.
Эффективность: Эффективность аудитора заключается в том, чтобы вовремя обеспечить качественную работу с обоснованными затратами. Мы измеряем эффективность, определяя, выполняют ли наши специалисты следующее:
- Предоставляют ли ценные рекомендации как в рамках аудита, так и вне его.
- Соблюдают ли сроки аудиторского задания и других проектов.
- Предоставляют ли высококачественные отчеты и рабочие документы.
- Поддерживают ли хорошие отношения и коммуникацию с клиентами.
Эти критерии воспроизводят цели работы функции внутреннего аудита, описанные ранее. Менеджеры команды (главный аудитор, заместитель главного аудитора, и руководители отделов финансового, операционного и ИТ аудита) обсуждают эффективность работы сотрудников во всех четырех сферах и предоставляют оценки на основе их опыта работы с каждым сотрудником. Они также обсуждают самооценки, заполненные каждым членом команды. Более того, все сотрудники оценивают своих коллег, с которыми они работали в отчетный период.
Профессиональное развитие: Мы ожидаем, что все члены команды будут профессионально развиваться, даже после получения сертификатов. С учетом Концепции компетенций внутреннего аудита (Competency Framework) ИВА, профессиональное развитие сотрудника определяется по четырем критериям:
- Межличностные навыки, включая вербальное и невербальное общение, умение слушать и вести переговоры, а также умение работать в команде.
- Технические знания и навыки, такие как сбор и анализ данных, работа с электронными таблицами, решение проблем и подготовка слайдов.
- Знание Международных основ профессиональной практики внутреннего аудита, а также теории внутреннего аудита, методологии и ее применения.
- Экспертные знания, такие как Международные стандарты финансовой отчетности, корпоративное управление, риск и контроль, системы управления рисками, ИТ-аудит, COBIT и мошенничество.
Мы стремимся к тому, чтобы каждый внутренний аудитор получил как минимум одну международную сертификацию, такую как сертифицированный внутренний аудитор (CIA), дипломированный сертифицированный бухгалтер (ACCA), сертифицированный аудитор информационных систем (CISA), сертификация в сфере управления рисками (CRMA) и сертифицированный в управлении рисками и информационными системами (CRISC), которая соответствует специальности и обязанностям сотрудника. Аудиторы могут получить другие сертификаты или квалификации, предлагаемые международным институтом внутренних аудиторов (IIA), Ассоциацией аудита и контроля информационных систем (ISACA) или Ассоциацией сертифицированных инспекторов по мошенничеству (Association of Certified Fraud Examiners). Мы также учитываем опыт сотрудников – например, имеют ли наши финансовые аудиторы опыт работы в большой 4-ке и насколько наши ИТ-аудиторы обладают технологическим опытом.
Развитие становится более сложным после того, как сотрудник получает сертификацию. В данном случае развитие оценивается учитывая участие в обучениях, презентации, полученные знания и навыки.
Узнаваемость: Мы рассматриваем узнаваемость как ключевой атрибут аудитора. В идеале каждого члена команды должны знать не только за его личные качества и этическое поведение, но также за специальные знания и компетенции.
Наши критерии оценки узнаваемости включают две основные сферы. Во-первых, внутренний аудитор должен улучшать свою узнаваемость во всей организации посредством участия в рабочих группах и обсуждениях, касающихся всего банка, а также путем установления и поддержания профессиональных отношений с коллегами.
Во-вторых, мы стремимся к тому, чтобы сотрудники прилагали усилия и расширяли узнаваемость за пределами организации и становились известными экспертами в отрасли. Эти усилия могут включать добровольческую работу в ИВА-Армения, преподавание в местных университетах или учебных центрах, выступление на конференциях, написание статей для профессиональных публикаций и участие в аудиторских комитетах и консультативных советах других организаций. Дополнительную узнаваемость можно получить выезжая за пределы страны для выступления на конференциях, ведения дискуссий за круглым столом, проведения тренингов и участия в проведении внешней оценки качества. Мы оцениваем узнаваемость в течение периода учитывая потенциал каждого человека, используя отзывы от коллег и изучая определенные достижения, такие как презентации, учебные курсы и опубликованные статьи.
Ответственность: Мы оцениваем ответственность внутренних аудиторов за то, насколько хорошо они выполняют свои обязанности. Ответственность оценивается для тех заданий, которые были поручены менеджментом команды аудита («сверху-вниз»), а также для тех задач, которые аудиторы выполняют по своей инициативе и тем самым берут на себя дополнительную ответственность («снизу верх»). Подобные инициативы важны для того, чтобы стать настоящим профессионалом и ценным членом команды. Примеры включают создание новостной рассылки, разработку новых учебных курсов, построение отношений и написание статей. Тем не менее, для того чтобы проявлять подобные инициативы возможно понадобится время, особенно для новых сотрудников, поскольку это часто требует обширных знаний, опыта и узнаваемости. Некоторые сотрудники начинают раньше проявлять небольшие инициативы на уровне департамента, как, например, разработка нового дизайна для презентаций, тогда как другим требуется больше времени, чтобы проявлять инициативу «снизу-вверх».
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ
Мы проводим оценку эффективности работы два раза в год. И хотя каждый из них представляет собой определенный процесс, оценка на конец года проводится более тщательно. Кроме того, мы проводим оценку сотрудничества лишь один раз в год, чтобы не перегружать команду и в случае, когда это необходимо, дать аудиторам достаточно времени для изменения поведения.
Менеджеры команды делятся отзывами напрямую с каждым членом команды с помощью трех диаграмм (spider charts). Первые две диаграммы отображают результаты оценки сотрудничества по методу 360 градусов и показывают рейтинги данного сотрудника по отношению к среднему значению для четырех критериев в рамках этого элемента оценки (активный слушатель, приятный собеседник, желаемый член команды, содействующий) и средний рейтинг данного сотрудника полученный от каждого члена команды по отношению к среднему рейтингу всех сотрудников (см. «Оценка сотрудничества по качеству» и «Оценка сотрудничества по оценщику»).
Профессиональные планы развития, которые содержат конкретные годовые цели для обучения, помогают обеспечить высокий уровень коллективного профессионализма для деятельности внутреннего аудита (IIA 2018 Pulse of Internal Audit survey).
Третий график показывает рейтинги индивидуальных сотрудников для всех пяти элементов оценки (см. «Обобщенная оценка эффективности работы» на этой странице). Синяя линия графика представляет средний рейтинг менеджеров, красная линия отображает среднее значение для всей команды, а зеленая линия показывает самооценку.
Наша команда менеджеров обсуждает каждый элемент оценки с каждым членом команды. Менеджеры также оцениваются. Сотрудник, которого оценивают, может выбрать присутствовать при обсуждении или нет. Во время нашей последней оценки все решили присутствовать при обсуждении собственных оценок, чтобы услышать, как положительные отзывы, также возможные пути для улучшения.
После годовой оценки мы разрабатываем план развития для каждого члена команды на предстоящий год. План включает в себя стратегии по инициативам и по повышению узнаваемости, цели по сертификациям, а также развитие знаний и навыков посредством аудиторских заданий, когда команды смешиваются посредством интегрированного аудита.
ОЩУТИМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
С момента как мы внедрили вышеизложенный процесс оценки, мы успешно прошли внешнюю оценку качества со стороны коллег из Центрального банка Нидерландов в 2012 и 2017 годах, а также получили положительные оценки от Международного Валютного Фонда. В целом, наша команда владеет портфелем многочисленных сертификатов, включая 5 сертифицированных внутренних аудиторов (CIA), 3 сертифицированных специалиста в сфере управления рисками (CRMA), 4 дипломированных сертифицированных бухгалтеров (ACCA), 1 сертифицированного аудитора информационных систем (CISA) и 3 сертифицированных специалистов в управлении рисками и информационными системами (CRISC). Некоторые члены команды преподают в местных университетах и многие добровольно участвуют в организации конференций и других мероприятий ИВА-Армении, разрабатывают и поддерживают сайт, подготавливают ежеквартальные сводки, а также продвигают членство в ИВА. За пределами страны некоторые члены нашей команды были спикерами на конференциях и различных других мероприятиях, проводили обучение и принимали участие во внешних оценках качества.
Эти результаты исходят из данных нами направлений в результате оценок. Мы видим, как новые члены команды развивают новые способности, а опытные продолжают развиваться и после сертификации. Наши аудиторские отчеты заслуживают похвалу и отмечались внешними экспертами оценки качества как пример лучшей практики, а отношения с нашими клиентами сбалансированы. И наконец, наших внутренних аудиторов уважают как профессионалов, в том числе благодаря их международным квалификациям и узнаваемости, как внутри организации, так и за ее пределами. Процесс оценки усилил нашу команду, расширил ее способности, и сделал из нас более ценным активом для руководства организации.
АРА ЧАЛАБЯН, CIA, CRMA, CRISC, ACCA
Главный аудитор Центрального банка Армении и президент ИВА-Армения
Комментарии по статье можно отправить автору по электронной почте ara.chalabyan@iia.am
[1] Статья была опубликована в апрельском номере журнала «Internal Auditor» в 2018 году